如何写好cover letter?

当你已经准备好提交论文时,很多期刊会要求作者同时附上cover letter。对于一些出版商来说,这封信只是一种形式,强调你没有利益冲突,没有提交你的论文给其他一些杂志,并强调所有作者都同意提交。但是一些期刊想要的不仅仅是这些信息,他们会要求作者阐明为什么他们的论文适合该期刊,cover letter能影响编辑的决定,如果不合适,论文甚至可以不经过审查就返回给你。

所以,一封好的cover letter能给编辑带来好印象,引起编辑足够的兴趣,仔细阅读你的文章,并选择发送给同行评议。以下是一封好的cover letter应该包括的内容,撰写步骤与技巧。

Cover letter应该包括什么?

一般应该先去查询目的期刊的authors info/manuscript guidelines之类的作者指南,下面也提供了一些cover letter常见内容,以供大家检查与补充。

  • 基本信息

    • 期刊有关信息:编辑姓名、期刊名称

    • 论文有关信息:论文标题、文章类型(评论,研究,案例研究等)、提交日期、研究的简要背景以及想解决的研究问题、研究意义或重要性(比如研究如何增进我们对概念的理解)、所用方法的简要概述

    • 作者有关信息:通讯作者联系方式、声明您的论文先前未曾发表过,并且目前尚未被另一种期刊审议,并且所有作者均已批准并同意将其投稿至该期刊

  • 常要求的其他信息

    • 已发表的类似文章的简短列表

    • 提及之前与编辑进行的任何讨论(例如,如果您在会议上与编辑讨论了该主题)

    • 评估论文所需的技术专业

    • 可能的审稿人及其联系信息(但是现在这部分内容基本上都在投稿系统里面完成)

    • 期刊要求的其他披露/声明(例如,遵守道德标准,利益冲突,同意提交条款,版权签署等)

Cover letter应该怎么写?

Step1 明确目的期刊的具体要求

要确定期刊要求你的cover letter包括的所有必需信息和声明,比如PLOS(https://journals.plos.org/plosone/s/submission-guidelines)中,就要求总结研究的贡献,将研究与以前发表的文章联系起来,描述与提交稿件之前与PLOS进行的任何互动,建议适当的学术编辑来处理您的稿件等等。

有些期刊要求某些句子必须出现的,比如Springer(https://www.springer.com/gp/authors-editors/authorandreviewertutorials/submitting-to-a-journal-and-peer-review/cover-letters/10285574

TIP: All cover letters should contain these sentences:

  • We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal.

  • All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [insert the name of the target journal].

Step2 制定cover letter大纲

除了目标期刊所需的任何信息和声明,参考 [Cover letter应该包括什么?] 进行分条补充

Step3 撰写cover letter正文
  • 开头
    应该包括编辑姓名,职称或学历;编辑的头衔;期刊名称;提交日期;礼貌称谓

TIPS: 用 “Ms.” ,不要用 “Mrs.” or “Miss” 。
       不要用 “Dear Sirs” 或类似的表达,许多编辑会觉得这是一种侮辱,尤其是考虑到许多编辑是女性!

  • Para1. 

第一句话,解释写信原因,论文标题和文章类型

  • We would like to submit the enclosed [文章类型,eg. review] manuscript entitled “[论文标题]”, which we wish to be considered for publication in [期刊名称].

  • I am writing to submit our manuscript entitled, “[论文标题]” for consideration as an [期刊名称] research article[文章类型].

  • I am pleased to submit an original research article entitled “[论文标题]” by [作者姓名] for consideration for publication in [期刊名称] .

第二句话,介绍研究背景或基于的研究基础

  • We previously uncovered [研究基础], and this manuscript builds on our prior study…

  • Given that [研究背景],…

  • While many studies have investigated the [研究基础], I have not come across a paper that deals with [你的研究所属领域/主题].

  • After initially researching X, Y approached us to conduct a follow-up study that examined Z. While pursuing this project, we discovered [some new understanding.]

  • Para2.

第一到第三句话,介绍研究问题,主要发现、结论和研究意义

  • In this manuscript, our findings/results confirm/suggest/reveal/establish that…

  • Our study/research clarifies/corroborates/substantiates…

  • we evaluate/show/report…

  • We conducted [简叙研究方法] and came up with [概述研究结果]. I feel that [研究重要性,发展方向]

  • This study is a step forward towards the application of [研究重要性]

  • Para3.

第一到第二句话,联系期刊目的和范围;或与目的期刊之前的互动

  • We believe that this manuscript is appropriate for publication because it… [联系期刊目的和范围].  [Our manuscript creates a paradigm for future studies of the evolution of essential enzymes in yeast.]

  • We believe these findings in line with [联系期刊目的和范围] will be of interest to the readers of your journal.

TIPS:不要简单地说你的手稿是“该期刊感兴趣的”。要针对期刊陈述的目标和范围的具体方面。比如,如果该杂志对临床应用的研究感兴趣,一定要强调你的工作在临床应用方面的重要性;如果该杂志提到它关注纳米结构材料,请解释你的工作是如何涉及到这些材料的。

  • Para4. (选填)

第一到第二句话,一些附加说明,如先前的工作;已在科学会议上提出部分内容

  • This manuscript expands on the prior research conducted and published by [作者] in [期刊名字]”

  • This paper examines a different aspect of[从一个不同的角度]/ takes a different approach[采取了不同方法] to the issues explored in the following papers also published by [期刊名字].

    1.Article 1
    2.Article 2
    3.Article 3

  • We have presented a subset of our findings [时间]/ [as a Type of Publication Medium] in [地点] in [年份].

TIPS:对于一些大课题组,或者是在顶级国际会议上发表过部分内容的,在这段申明,会有加分效果。

  • Para5.

第一到第三句话,说明相应的作者和需要遵守的任何期刊特定要求(例如,道德标准)

  • This study was supported by a grant from Z.[资金声明]

  • No financial support was received for this study/work.[资金声明]

  • I have read and have abided(遵循) by the statement of ethical standards for manuscripts submitted to Neuroscience.[特定要求]

  • The contents of this manuscript will not be copyrighted, submitted, or published elsewhere, while acceptance by the Journal is under consideration.[尚未发表且未考虑在任何其他期刊上发表]

  • We know of no conflicts of interest associated with this publication, and there has been no significant financial support for this work that could have influenced its outcome. [利益声明] As Corresponding Author, I confirm that the manuscript has been read and approved for submission by all the named authors. [所有作者均批准该手稿及其稿件的声明]

  • This manuscript has not been published and is not under consideration for publication elsewhere.  We have no conflicts of interest to disclose[利益声明]

  • To the best of our knowledge, none of the above-suggested persons have any conflict of interest, financial or otherwise.[利益声明]

  • 结尾

    应该包括Thank you for your consideration!/sincerely,之类的礼貌用语;通讯作者的信息;也可以多加一个联系信息

Step4 修改cover letter

针对下面的[Cover letter要注意什么?——一些应该避免的做法],多次通读cover letter以校对和修改,使内容简洁明了。删除与写信目的,论文主要结果以及最重要的发现和结论不直接相关的任何句子。在修改时,要问自己是否清楚地表达了论文发现的影响,新颖性。

Cover letter要注意什么?——一些应该避免的做法

  • 不要使用过多的行话或过多的缩略语,保持语言简单易懂

  • 不要复制摘要到信中,而要用自己的话解释工作的重要性,所要解决的问题以及手稿为什么属于该期刊

  • 不要过分夸大你的的发现或其意义。避免使用“有史以来”之类的词。这些类型的陈述将使编辑质疑你客观评估作品优劣的能力。

  • 不要冗杂,除非绝对必要,否则Cover letter不得超过一页。修改所有很长的,重复的,表达不清楚的或太多细节的句子。

  • 不要遗漏必要信息,确认Cover letter中包含目标期刊要求的所有要素。

  • 不要使用夸张的奉承。避免使用“prestigious”之类的词来描述期刊。

  • 避免过多的细节,例如,解释具体的技术,列出样本大小和p值。

  • 避免幽默。尽管我们想引起编辑的注意,但幽默很可能会出错!

  • 避免任何拼写和语法错误

参考资料及模板来源:

How to Write the Best Journal Submission Cover Letter(https://wordvice.com/journal-submission-cover-letter/

Writing Cover Letters for Scientific Manuscripts(https://biosciencewriters.com/Writing-Cover-Letters-for-Scientific-Manuscripts.aspx

Springer-Cover Letter(https://www.springer.com/gp/authors-editors/authorandreviewertutorials/submitting-to-a-journal-and-peer-review/cover-letters/10285574

Writing effective cover letters for journal submissions: Tips and a Word template-by Caryn Jones(https://thinkscience.co.jp/en/articles/writing-journal-cover-letters

Writing a Journal Cover Letter [Free Template]-by Ben Mudrak, PhD(https://www.aje.com/arc/writing-cover-letter/

写作与投稿

论文投稿有字体方面要求吗?

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投稿必备:如何写好response letter?(内附写作模板)

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